Project Implementation

assalamu'alaikum...

sehubungan dengan sayanya yang baru mulai nulis materi kuliah akhir2 ini, jadi maaf ya ini langsung ke chapter 10, yaitu project implementation.

sebenernya kalau kita belajar ini tuh harus tahu dulu, apa sih yang dimaksud projek itu?????

jadi projek itu adalah sesuatu yang dilakukan untuk pertama kali, bisa berupa membangun sesuatu atau mengorganisasikan sesuatu. singkatnya, a project is getting a new, complex activity done.

jadi kalau kita kan kuliah tiap hari, itu nggak termasuk projek. Kegiatan kita yang termasuk projek itu misalnya ngecet kamar. Itu hal yang baru kan, masak iya kita ngecet kamar tiap hari.

Projek itu bisa dilakukan oleh perusahaan, jadi kan kalo perusahaan itu kompleks, jadi untuk melakukan projeknya dia butuh organisasi yang dibentuk khusus buat menangani projek itu.

nah sebenernya hal2 kayak gitu udah dipelajari kemarin, sekarang kita masuk ke bagian gimana caranya kita mengimplementasikan projek.

Karena projek itu kegiatan baru pertama dilakukan, maka kemungkinan dia akan gagal itu sangat besar. bahkan dalam kenyataannya memang sebagian besar projek itu gagal. tapi kegagalan yang terjadi itu kadang2 dideteksinya pas udah telat, jadi kerugian yang ditanggung akan sangat besar.

bayangin aja kalo kita lagi ngecet kamar, tiba2 pas udah selesai catnya ngelupas semua gara2 salah pake cat air, rigi kaaaan..... apalagi kalo projeknya bikin bandara hayo, bisa bangkrut negara ini, padahal duit juga itu2nyaa, ngambil dari pajaknya rakyat.

Tipe-tipe kegagalan dalam projek itu ada 4 temen temin, 

1. Corresponding failure

maksudnya sistem itu gagal memenuhi apa yang menjadi tujuan semula, jadi niatnya mau memperbaiki sistem eh yang ada malah membingungkan pemakai

2. Process failure

projeknya tidak bisa selesai dalam waktu yang ditentukan di awal, terus budget yang udah dianggarin juga nggak cukup, minta tambah terus (kaya uang saku aja)

3. Interaction failure

sitemnya udah jadi, tapi enggak kepake. Bisa dikarenakan beberapa hal, misalnya usernya nggak mau make soalnya udah terlalu familiar ama sistem yang lama, atau sistemnya terlalu canggih jadi usernya bingung..

4. Expectation failure

Kan pas mau buat sistem itu kita dipesenin, tolong ya buatin sistem yang gini gini gini, nah pada kegagalan ini tuh karena sistem yang udah jadi nggak sesuai sama yang dipesan

kalo menurut teori itu aja sih tipe-tipe kegagalan, tapi bisa aja ditambahin, karena yang mesen sistem tiba2 bangkrut, ga bisa bayar lagi, berhentilah kucuran dana dalam pembuatan sistem, dan gagallah saya seribu gagal

Sekarang penyebab kegagalan IS projek itu apa?

a. kurangnya komunikasi dengan yang mesen sistem shg bisa terjadi expectation failure tadi

b. kurangnya top management support, walaupun sistemnya bagus, tapi kalau bosnya ga mau ya sama ajaa.. makanya bos2 itu harus bersikap seperti projek champion dong, walaupun sistem gagal harus terus di suport

c. definisi projek tidak tepat, lha apa yang mau dibikin aja nggak jelas gimana mau sukses?

Emang sistem yang berhasil itu harus yang kayak gimana?

a. technical validity -> sesuai dengan tujuan desain

b. organizational validity -> harus digunakan orang

c. organizational effectiveness -> dengan sistem informasi yang kita buat, masalah yang dulunya ada jadi terpecahkan

Outsourcing.....

sebelumnya aku tahunya kata outsource itu dari serial komedi di FX, ceritanya tentang perusahaan amerika yang punya kantor di india gitu. Akhirnya tadi aku baru tahu ternyata yang dimaksud outsourcing itu kita menyewa orang lain untuk membuat sistem. 

Kayak misalnya nih, kantor bps perlu orang buat jadi cleaning service, kita nggak harus merekrut pegawai tetap. Kita bisa menggunakan jasa perusahaan yang menyediakan tenaga cleaning service. Dengan begitu kita malah dapat mengontrol kinerja dari CS nya. Soalnya kan nggak terikat, jadi kalo kinerjanya jelek ya putusin aja kerjasama ama penyedia jasanya. pake outsource itu bagus, dan cenderung lebih murah, karena kita memperkerjakan orang dalam bidangnya. Tapi inget ya, kalo ngerjain kerjaan utama kita ya jangan pake outsource. masak iya pegamai BPS mau ngurus data sensus pakai outsource. terus kita ngapain? lama2 kaya mahkluk2 di wall e.

Dalam implementasi projek itu kita juga perlu untuk memastikan keterlibatan pengguna, misalnya dengan ngadain pertemuan2 atau training. Dengan gitu akan meminimalisir risiko projeknya gagal

User Training

Anda hebat bila bisa membangun sistem, tapi kalo yang dibuatin nggak bisa make ya sama aja boong.. makanya perlu banget yang namanya user training. tapi dalam training ini ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, 

1. jangan berfokus pada software yang kita buat, tapi fokuslah sama proses bisnis apa yang dapat dilakukan dengan software itu

2. Terangkan juga sisi filosofis dari sistemnya, jangan asal ngasih tahu step2nya aja, biar user lebih berkembang

3. Waktunya yang cukuuup jangan disingkat2 mentang2 keburu pengen pulang,, harus di ngertiin audience nya

4. Wahai para user, kalau udah pake sistem yang baru, pola pikirnya juga harus diperbaharui dong, jangan pakai cara lama yaaaa... masak iya udah punya komputer tapi kalo ngetik masih pake mesing ketik

Cara-cara yang bisa ditempuh untuk menyelenggarakan sebuah training :

1. web based virtual training ..... jadi kaya ikut seminar dari rumah, pake streaming gituuu

2. computer based training..... langsung pake komputer

3. video courses ...... disuruh nonton video

4. self study books..... baca sendiri ya anak2

5. Pop up screens..... dimunculin tuh menu help bias usernya baca pas make sistem, trus ngerti deh

Kalo kita udah punya sistem baru, sistem lamanya dikemanain?

1. parallel installation => instal aja dua2nya

2. pilot operation => ya dua2nya dipake tapi ya nggak semua fitur2 yang ada di sistem lama dipertahankan

3. cold turkey => sistem lamanya buang. aduh kalo masih gagap sama yang baru bisa gawat nih, jadi ini nggak direkomendasikan

Demikianlah kuliah saya hari ini bersama bapak baik hati... seee ya