Project control

Apa sih yang harus dilakukan selama projek sedang berlangsung?
- sesuaikan arah lajunya projek agar hasilnya sesuai dengan target
- sesuaikan dengan rencana awal
- harus bisa menyesuaikan diri bila ada hal yang tak terduga terjadi

Bedanya planning ( pas ngrencanain projek ) sama control projek apa sih?
- kan planning itu dilakukan sebelum projek berlangsung, jadi pas planning kita menentukan apa yang ingin kita capai, tujuannya dirinci gitu.... tapi kalau pas control itu kita mengarahkan pekerjaan yang sedang dilakukan agar bisa menuju goalnya
- pas planning kita mengalokasikan sumber daya, biar adil dan projeknya diharapkan bisa selesai kalau pas control kita memastikan keefektifan penggunaan sumber daya
- mengantisipasi masalah Vs. menyelesaikan masalah
- memotivasi biar pada semangat memulai Vs. memberikan reward jika pekerjaannya bagus jadi kan pekerjanya bisa termotivasi juga

jadi bisa ditarik kesimpulan, hal2 yang membedakan proses sebelum dan selama projek itu adalah masalah tujuan, sumber daya, masalah, sama motivasi pekerja

Masalah2 yang biasa muncul ketika sedang proses control projek menurut Lin dan Hsieh(1995):
1. corporate culture, pas ada pembawa perubahan, pembawa sistem baru maka culturenya berubah, tapi pas orangnya udah pergi ya balik lagi. Anget2 tai ayam!
2. organizational stability, organisasinya kurang stabil, kadang sibuk banget, kadang santai banget
3. kemampuan bidang IT nya kurang
4. kecakapan developernya kurang
5. Semakin besar projek semakin besar risiko
6. system structure. jika requirementnya berubah akan mengakibatkan masalah

Terus cara mencegah problemnya kayak gimana?(Ahituv 1999)
1. libatkan user sedini mungkin
2. perlunya senior non technical management buat manage time sama budget
3. adakan milestone untuk mengevaluasi progress yang berhasil dibuat
4. suplier dan vendornya jangan lupa dikasih deadline yang tegas
5. tertib sama requirement yang udah ditentukan di awal

Manajemen risiko (jadi inget mbak **** kan pernah ngedamprat adek tingkat sambil bawa2 teori ini, kayaknya perlu dipelajarin ni!)
menurut boehm (1989) item2 yang berisiko tinggi itu antara lain :
1. personnel shortfalls => kekurangan tenaga yang kompeten
2. Dynamic requirement => perubahan itu kadang2 perlu diakomodasi juga tapi jangan berlebihan
3. externally provided component => provided component dari tempat lain itu harus diawasi dan dipastikan sesuai dengan kebutuhan
4. real-time performance => melakukan benchmarking
5. development => yang dibuat funsgsi2 yang dibutuhkan user aja
6. unrealistic estimates => kalo bikin estimasi ya yang realistis

Fase dari proses control :
1. performance standards - technical specification, budgeted cost, schedules, resource requirement... ini ditetapkan pas planning
2. compare performance with plan - kalau misalnya terjadi kejadian yang tidak direncanakan maka perlu diprediksi kira2 kedepannya bagaimana
3. corrective action

untuk 3 fase tadi, control prosesnya :
1. assess actual vs planned accomplishment
2. validasi tujuan secara teknis
3. pastikan yang dibutuhkan itu memang untuk projek
4. time progress to match operational requirements
5. pastikan penggunaan SD
6. monitir biaya

Alat control :
1 responsibility assignment
2. budget

Traditional cost control : tolak ukurnya how much budget spent bukan how much work completed

project cost monitoring :

1.perhatikan work packages;
-work description
- time-phased budget
- work plans and schedule
- responsibility assigment
- resource requirement

2. keep up with change order

aduuuhhhh mulai bosaaaaaaannnnnnn

udah ah